Se former a SharePoint : pourquoi et comment ?

De nombreux outils professionnels sont utilisés en entreprise afin de permettre, par exemple, la réalisation de projets d’équipe. Ils sont également indispensables pour transmettre de l’information, à l’instar des plateformes collaboratives. L’une des plus performantes et les plus utilisées en la matière est la solution Sharepoint. Voyons l’intérêt de se former à celle-ci et comment se déroule une formation SharePoint.

Qu’est-ce que Sharepoint ? Quelles en sont les fonctionnalités principales ?

Il s’agit d’un outil que comporte le portail Microsoft 365. Cette solution logicielle est une plateforme dédiée à la gestion de projets en collaboration. Elle dispose de nombreuses fonctionnalités auxquelles il est possible de se former grâce par exemple à Learnperfect si vous souhaitez une formation en ligne.

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En effet, la solution SharePoint offre une infrastructure web qui permet de créer des sites Internet, mais aussi intranet et extranet (ex : un wiki en interne).
Elle offre également un système complet de gestion de projets à l’aide du diagramme de Gantt, permet de créer des rapports détaillés tout en intégrant de la data issue d’autres logiciels comme des ERP ou des CRM par exemple.

Les bibliothèques de documents

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Sortes de « dossiers améliorés », les bibliothèques de la solution SharePoint offrent la possibilité à plusieurs collaborateurs de modifier simultanément un même fichier, via une fonctionnalité dite de co-rédaction. Il est également possible de synchroniser cette bibliothèque hors connexion grâce à l’appli OneDrive, permettant l’accès ultérieur aux documents qu’elle comporte même sans connexion Internet. Une fois cette dernière rétablie, OneDrive fera automatiquement la synchronisation vers le Cloud. 

Ces bibliothèques de documents possèdent aussi un emplacement pour sauvegarder les fichiers issus des groupes Outlook, de Microsoft Teams ou des flux Yammer. Les dossiers sont sauvegardés en ligne sur des sites SharePoint spécialement dédiés à ces autres applications.

L’usage des métadonnées est également intégré dans ce système de bibliothèques : en « taguant » les fichiers de votre choix selon différents critères (ex : année, lieu géographique), vous pourrez filtrer votre bibliothèque selon ces filtres selon l’affichage requis. 

A l’inverse, un système « classique » de dossiers est bien plus restrictif, chaque collaborateur devant utiliser le même type de chemin pour accéder à tel ou tel dossier. La bibliothèque de SharePoint permet à chaque participant de filtrer selon ses préférences et sa méthode de travail, sans que cela ne gêne l’organisation des autres. Il est d’ailleurs possible d’enregistrer, pour chaque utilisateur, le mode d’affichage favori.

D’autres fonctionnalités telles que les historiques de version et les alertes contribuent à sécuriser les fichiers de la bibliothèque SharePoint pour par exemple restaurer d’anciennes versions ou être informé en temps réel lorsqu’un collaborateur intervient sur l’un de vos documents.

Les avantages de se former à SharePoint

Solution collaborative complète, SharePoint vous permet donc un accès rapide et organisé à un ensemble de dossiers communs. Des fonctionnalités à déployer quel que soit le domaine d’activité de votre entreprise et quel que soit le service dans lequel vous exercez.

De nombreux professionnels déploient justement SharePoint dans leurs équipes afin de faciliter la collaboration et le transfert de l’information. Les processus et stratégies n’en sont que facilités, de même que l’expérience utilisateur.

L’ensemble des procédures est automatisé, permettant un flux de travail plus fluide, et chaque collaborateur est en mesure de créer des rapports concis sous différents formats (tels qu’Excel ou Access).

Enfin, la digitalisation croissante du monde du travail rend les dossiers numériques de plus en plus plébiscités par rapport aux dossiers papier. Se former à un outil de bibliothèque numérique s’inscrit parfaitement dans cette évolution du paysage professionnel. De plus, savoir comment utiliser SharePoint facilite d’autant plus le travail à distance qui tend lui aussi à se démocratiser au sein de nombreuses structures.

Comment se former à la solution SharePoint ?

Nous parlions de digitalisation, et pour cause ! Il est tout à fait possible de se former à cette solution collaborative en suivant justement une formation en ligne dédiée à SharePoint. Plusieurs programmes de formation sont disponibles, selon votre profil, vos compétences actuelles, votre expérience, votre temps disponible et votre budget. 
Un programme d’initiation permettra de se former à la navigation dans SharePoint, ainsi qu’aux bibliothèques de documents, aux listes SharePoint et à la manière d’administrer plusieurs versions d’un même document.
Le programme dit « de perfectionnement » est dédié à ceux et celles qui ont déjà les bases SharePoint, mais souhaitent aller plus loin. Cette formation leur permettra par exemple d’apprendre comment devenir gestionnaire de site SharePoint et de créer, gérer et administrer listes et bibliothèques.

Il existe également des modules à la carte afin de ne choisir que ce dont vous avez besoin. L’organisme Learnperfect spécialisé dans la formation en distance propose par exemple un module de découverte SharePoint, un autre dédié aux futurs utilisateurs et contributeurs, un plus poussé pour maîtriser les bibliothèques et documents qui s’y trouvent… Un module communication est aussi disponible pour apprendre la création et la gestion de pages, savoir définir un plan de site et  comprendre l’imbrication des applications Microsoft 365 à la solution SharePoint.