Dans mes expériences précédentes, j’ai rencontré de nombreux professionnels qui ont dû organiser un événement corporatif comme un séminaire résidentiel, une conférenceou une soirée d’entreprise pour leur entreprise. Malheureusement, ils ne savaient souvent pas comment le faire et par où commencer !
Il est évident que l’organisation de l’entente annuelle de son entreprise pour 70 personnes prend du temps et surtout l’organisation. Suite à cette observation, j’ai choisi d’écrire un article sur ce que je pense qu’il est important de prioriser lors de la planification d’un événement d’entreprise.
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Suivez-moi à travers ces étapes et vous verrez qu’avec un filet d’organisation et une poignée de conseils, la tâche s’avère être plus simple que prévu !
Comment organiser votre prochain séminaire en 9 étapes ?
| 1 | Connaître les enjeux de l’événement | Demandez à votre hiérarchie l’objectif de ce séminaire d’abord : présentation de la revue annuelle, création d’une nouvelle organisation du travail, remerciements des employés, fédération… Cette première information vous aidera à choisir un lieu adapté aux enjeux de l’événement. |
| 2 | Configurer un horaire | Lorsque vous commencez à chercher lelieu de l’événement , il vous sera toujours demandé les dates de l’événement, la durée du séjour, le nombre de personnes qui seront invitées, les activités ou les animations… Une multitude de questions qui permettront à votre contact de vous offrir les services les plus adaptés à vos besoins. Il est donc important de connaître ces informations en amont. |
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| 3 | Sélectionner des lieux | Aujourd’hui, de plus en plus d’installations sont ouvertes pour accueillir et organiserdes événements professionnels. En regardant sur internet, vous trouverez un large choix de lieux : un château dans la vallée de la Loire, un hôtel et un spa en Bretagne, un manoir en Normandie ou une ville en Provence . Choisissez votre emplacement en fonction de vos défis, capacités et besoins (accessibilité, distance de l’entreprise, transports en commun…). |
| 4 | Lieux de contact | Votre, maintenant vous devez contacter les différents endroits pour connaître leur disponibilité et obtenir un devis. Expliquez à votre personne-ressource tout votre projet, vos besoins en hébergement, vos salles de réunion et votre traiteur. Posez-lui toutes les questions pour connaître l’équipement disponible dans les chambres, l’accessibilité depuis les transports en commun, les infrastructures… Si vous pouvez communiquer votre budget, faites-le ! Cette permettra au vendeur de vous dire tout de suite si l’événement est faisable ou non dans sa structure, vous gagnerez un temps précieux. |
| 5 | Localiser des lieux | Si vous voulez vous assurer que votre local correspond à votre événement, organisez une visite de suivi . Vous pourrez voir dans la vraie vie les salles de réunion et leur taille, le restaurant, les salles et le lieu dans son ensemble. De plus, vous satisfaites votre contact et serez en mesure de détailler vos attentes et besoins pour cet événement. |
| 6 | Envoyer des invitations | L’adresse de votre prochain séminaire est réservée, le calendrier est défini, maintenant vous devez inviter vos collaborateurs. Pour ce faire, faites une invitation et demandez une réponse à une date précise, cela vous évitera de l’inscription à la dernière minute. Ensuite, gérez vos enregistrements à votre retour. |
| 7 | Préparation du programme | Avec l’équipe de guide, rédiger un horaire de travail pour tout le séjour. Selon le type de séminaire d’entreprise, vous devrez peut-être organiser une activité de team-building ou d’ incitation . Pour cela, assurez-vous de bien l’intégrer dans votre programme. |
| 8 | Coordonnées | La date limite d’inscription est passée, le calendrier est fixé maintenant vousdevez coordonner votre événementavec votre invité. Généralement, ce dernier communiquera avec vous pour en savoir plus sur votre programme et diverses informations. Il communiquera également les menus pour faire la sélection des repas. |
| 9 | Avantage | Si vous pouvez venir un jour avant l’arrivée des invités, faites-le. En venant un peu plus tôt, vous serez en mesure de vous assurer que tout est en ordre avec l’endroit et faire le dernier point avec la personne en charge de l’organisation. Si possible, vous pouvez démarrer l’installation la veille du jour J, effectuer les premiers tests et faire une répétition du programme. |
En un clin d’œil est arrivé le jour J, votre événement est prêt.
Bienvenue à vos employés et profitez du moment !
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