Beaucoup doivent faire face à des projets à un moment donné de leur vie professionnelle ou en réaliser parfois des plus petits eux-mêmes. À votre tour, peut-être avez-vous l’impression d’être coincé dans le chaos et hors de contrôle sur vos tâches. Cela est tout à fait normal. Mais, alors comment s’y prend-on pour organiser au mieux ses projets ? Comment faire pour garder une trace de ses tâches et exécuter les bonnes actions efficacement ? Dans cet article, découvrez quelques conseils qui marchent.
Plan de l'article
Créer le plan de projet
Comme le dit le dicton « sans carte, il est très difficile de se rendre à destination ». C’est pourquoi vous devriez envisager la création de votre plan de projet comme la première chose à faire. Vous ne devriez pas aller de l’avant sans objectif. N’essayez donc pas de faire les choses au fur et à mesure.
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Avec une bonne planification, vous vous assurerez que tout se passe bien. De cette façon, tout le monde sait ce qu’il est censé faire. Votre plan de projet doit comprendre :
- Le budget disponible ;
- Les buts et objectifs du projet ;
- Un calendrier de projet défini ;
- Le livrable du projet ;
- Les calendriers des projets ;
- Éliminez toutes les distractions
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Même si cela semble évident, si vous êtes trop distrait, vous ne pouvez pas planifier un projet. Par conséquent, verrouillez suffisamment de temps dans le calendrier pour vous consacrer entièrement à vos tâches et en parallèle votre projet. S’il arrive souvent que vous ayez un esprit trop distrait ou ennuyé, un conseil est de mettre un fond sonore, une radio Lofi par exemple.
Optez pour un outil de productivité
Le choix d’un outil de productivité et de gestion de projet est chose importante dans l’accomplissement de votre projet. Pensez-y comme un espace de stockage externe pour votre cerveau. Il peut par exemple s’agir d’un carnet d’idée en papier, ou d’un outil numérique comme le calendrier 2023 Excel. Cela dépend des préférences et des exigences personnelles. Il est également essentiel que vous déterminiez un seul endroit ou un seul outil pour cela.
Notez toutes les tâches
Pensez aux tâches impliquées dans votre projet et écrivez-les de manière désordonnée et non classée. La distinction entre tâches principales et sous-tâches est encore secondaire ici. Il est important que vous pensiez à autant de tâches que possible. Vous n’êtes pas obligé de procéder de manière ordonnée. Ici, l’ordre des tâches suivra à une date ultérieure.
Maintenant, organisez les priorités !
Si vous avez écrit vos tâches aussi bien que possible, il vaut la peine d’organiser les tâches maintenant. Si vous avez défini un grand nombre de tâches, vous pouvez également faire la distinction entre les tâches principales et les sous-tâches. Cependant, il est important que les chaînes préalables à la mise en œuvre de votre projet soient claires.
Mangez la grenouille – faites d’abord des tâches désagréables
« Eat the Frog » est une méthode basée sur le formateur en management Brian Tracy. Nous les avons tous nos grenouilles visqueuses sur notre To Do List que nous sommes si réticents à attaquer. Des tâches difficiles et désagréables que nous aimons reporter et que nous ne faisons tout simplement pas. C’est pourquoi il faut toujours manger la grenouille en premier. Cela signifie que vous commencez la journée avec votre tâche la plus difficile et que vous la menez jusqu’au bout.
Fixer une date limite
Ne confondez pas priorités et échéances. Avec les priorités, vous saurez quoi faire. Avec les délais, vous saurez dans quel délai vous disposez pour établir les priorités. Vous devriez voir les délais comme une motivation pour terminer la tâche donnée à temps. Même s’ils peuvent sembler intimidants. C’est une pression nécessaire qui aide le processus à devenir plus efficace.
Collaborer avec une équipe
Collaborer avec une équipe peut être à la fois stimulant et difficile. Pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, pensez à bien communiquer clairement les attentes dès le début du projet. Cela évitera des malentendus inutiles qui pourraient causer des retards ou des erreurs.
Une autre façon de collaborer efficacement est d’utiliser un logiciel de gestion de projets en ligne, tel que Trello ou Asana. Ces outils permettent à tous les membres de l’équipe de voir où en sont les tâches et qui est responsable de quoi. Les commentaires peuvent aussi être ajoutés directement dans ces outils, ce qui facilite la communication entre les membres.
Il est capital de préciser les délais ainsi que le moment où l’on a besoin d’une tâche spécifique terminée. Aussi, chacun doit savoir quand il doit partager sa contribution aux autres membres impliqués.
La communication régulière au sein d’une équipe aide aussi à minimiser certains soucis, notamment les vérifications effectuées par différents participants ayant travaillé sur différentes parties du projet.
N’oubliez pas qu’une bonne collaboration se nourrit simplement du respect mutuel et est institutionnalisée via une charte commune bien comprise, signée par tous ses acteurs et appliquée rigoureusement durant toute la conduite du projet.
Evaluer et ajuster régulièrement votre organisation
La dernière étape de l’organisation de vos tâches et projets est d’évaluer régulièrement votre travail. Cette étape vous permettra non seulement de déterminer si vos processus fonctionnent, mais aussi si vous pouvez les optimiser pour des performances encore plus élevées.
Pour cela, il peut être utile d’utiliser un outil tel que Google Analytics ou Hotjar, qui vous permettront d’analyser le temps passé sur chaque tâche ainsi que la qualité du travail produit. Ces outils peuvent aussi aider à identifier les points faibles dans votre organisation, ce qui peut ensuite être utilisé pour apporter des améliorations nécessaires.
Pensez à bien toujours chercher à innover en termes de procédure. Les nouvelles technologies sont une source importante pour trouver des méthodes innovantes capables d’améliorer notre productivité. En collaborant avec une équipe diversifiée, chacun ayant sa propre vision du travail accompli, on s’ouvre alors à toutes sortes de réflexions pratiques.
N’hésitez pas à solliciter les commentaires et feedbacks concernant vos méthodes auprès de votre entourage professionnel. Ils ont souvent leur propre point de vue sur ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré dans l’organisation du travail au sein du groupe.
