Entreprises : pourquoi et quand recruter un technicien helpdesk ?

Dans une entreprise, un helpdesk, aussi connu sous le nom de technicien de maintenance, travaille pour que des pannes soient évitées. L’objectif étant que la production ne s’arrête pas. Ainsi, les sociétés sont toujours plus nombreuses à assurer une veille technologique. Mais alors, pourquoi recruter un technicien helpdesk ?

Engager un technicien helpdesk pour éviter les pannes

Un technicien support, ou de maintenance a les compétences nécessaires pour intervenir dans divers domaines du secteur industriel, à l’exemple de l’automobile, de l’aéronautique ou encore du nucléaire ou de l’agroalimentaire. Son rôle est d’assurer la surveillance et l’entretien des équipements de production, ainsi que de leur dépannage et réparation. En parallèle, un helpdesk doit être en mesure d’optimiser l’utilisation des machines et autres installations d’une chaîne de production. Le recrutement d’un technicien helpdesk permet donc d’anticiper les éventuels problèmes ou de les solutionner. En cas de panne, il doit pouvoir : 

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  • Déterminer d’où vient la panne.
  • Réaliser un diagnostic.
  • Remplacer la pièce défectueuse.
  • Établir de nouveaux réglages.
  • Corriger la programmation informatique liée au pilotage des machines.
  • Remettre en service un équipement suite à une intervention de maintenance.

Néanmoins, intervenir n’est pas la seule mission d’un technicien helpdesk. Il agit également en tant que conseiller au sein d’une entreprise.

Un rôle de conseiller

Ainsi, le technicien de maintenance ne fait pas seulement de l’opérationnel. Il doit être en mesure, notamment, de concevoir et de proposer des solutions contribuant à optimiser la sécurité et la performance des machines. Pour cela, il tient compte des caractéristiques et des évolutions de chaque équipement. Par ailleurs, il conseille et forme les employés utilisant le matériel de la chaîne de production. L’objectif étant de garantir leur sécurité, mais aussi éviter les dysfonctionnements qui pourraient réduire la durée de vie des machines. Engager un technicien helpdesk, c’est donc recruter une personne polyvalente qui accèdera à plusieurs fonctions relatives à la sécurité d’une entreprise. Mais alors, quand est-il pertinent d’engager un technicien de maintenance ?

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Quand recruter un technicien helpdesk ?

Il est intéressant de recruter un technicien helpdesk lorsqu’une société se développe. Lorsque les bénéfices sont en augmentation, les demandes risquent de l’être également. C’est alors le moment d’investir dans de nouvelles machines. Il est donc probable qu’un seul technicien ne suffise plus. Mais avant de lancer le recrutement, prendre le temps d’établir une fiche de poste claire et précise est nécessaire. Après tout, il s’agit d’un investissement sur le long terme qu’il est important d’optimiser. Il faut aussi garder un œil sur la conjoncture. Mieux vaut engager à un moment où celle-ci est favorable, de manière à se focaliser sur les bons profils. 

À l’occasion de départs

Dans une entreprise, il n’est pas rare qu’il y ait des départs, pour diverses raisons. Afin de ne pas déstabiliser les équipes, mieux vaut donc anticiper les recrutements de techniciens de maintenance. Ainsi, une période de tutorat pourra être proposée au nouveau technicien helpdesk. Il s’intègrera plus facilement à la société et les équipes en place seront moins déstabilisées, en certaine continuité se mettant alors en place.

 

Les avantages d’avoir un technicien helpdesk à temps plein

L’embauche d’un technicien helpdesk peut avoir de nombreux avantages pour une entreprise. Il permet de résoudre rapidement les problèmes informatiques des employés, ce qui réduit le temps d’arrêt et améliore la productivité globale de l’entreprise.

Un technicien helpdesk peut aider à prévenir les pannes en effectuant régulièrement des maintenances sur les systèmes et en surveillant leur performance. Cela peut aussi garantir que les logiciels utilisés par l’entreprise sont mis à jour et conformes aux normes.

Un autre avantage est la possibilité pour un technicien helpdesk d’éduquer les employés sur l’utilisation appropriée du matériel ou des logiciels informatiques. Cette formation non seulement aide à réduire le nombre de demandes mais renforce aussi la sécurité interne contre toute intrusion malveillante ou piratage.

Avec un personnel dédié au support technique, cela permet aux autres départements de se concentrer sur leurs tâches principales plutôt que de perdre du temps dans la résolution des problèmes techniques. Une équipe spécialisée dans ce domaine permettra à chaque membre du personnel de travailler efficacement sans être entraîné dans le monde complexe du soutien informatique.

Disposer d’un expert Helpdesk offre des avantages économiques car cela évite souvent l’appel coûteux vers une société externe ainsi qu’une meilleure maîtrise financière grâce à une gestion internalisée efficiente qui prendra moins de consommation en temps.

Dans certains cas où l’on ne souhaite pas recruter à plein-temps pour diverses raisons comme un budget limité ou un manque ponctuel (remplacement de congé, etc.), une autre option est de recourir à un technicien Helpdesk en Freelance. La flexibilité et l’expérience apportées par les travailleurs indépendants peuvent être très bénéfiques pour une entreprise.

Que ce soit grâce à un employé permanent ou à un prestataire externe, avoir un technicien helpdesk dans votre entreprise peut grandement contribuer au succès global en matière d’informatique et permettre aux autres départements d’être plus productifs.

Comment former un technicien helpdesk efficace pour votre entreprise

Recruter un technicien Helpdesk peut être une étape importante pour votre entreprise, mais vous devez le former efficacement afin qu’il puisse répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.

La première étape consiste à identifier les compétences requises pour ce poste en fonction des exigences de votre entreprise. Il faut tenir compte des logiciels et équipements que vous utilisez ainsi que des processus internes à prendre en compte avant d’élaborer le programme de formation.

Une fois cela fait, créez un plan de formation clair qui permettra au technicien Helpdesk nouvellement recruté d’avoir une idée complète sur la structure et l’environnement dans lequel il évoluera. La formation doit aussi lui donner l’occasion d’apprendre comment interagir avec les autres départements comme la comptabilité ou encore les ressources humaines.

Vous devez vous assurer que le dernier recruté reçoive une formation technique adaptée aux outils informatiques utilisés par l’entreprise. En effet, cette personne devrait avoir la capacité non seulement de résoudre les problèmes existants, mais aussi d’anticiper certains dysfonctionnements pouvant désorganiser la production, voire compromettre sa sécurité.

Un bon technicien Helpdesk doit être capable d’utiliser ses connaissances techniques pour aider vos employés rapidement tout en fournissant une assistance amicale et compréhensive. Par conséquent, mettez l’accent sur la communication et renforcez son empathie lorsqu’il communique avec vos collègues qui sont déjà stressés car leur travail a été entravé par une panne.

N’oubliez pas aussi de mettre en place un processus de suivi à la fin de chaque formation afin d’évaluer son efficacité et l’impact que cela a eu sur la performance du technicien Helpdesk. Si des points faibles sont identifiés, vous devez combler les lacunes en offrant une formation complémentaire pour acquérir les compétences nécessaires afin d’assurer une assistance technique rapide et fiable.

Vous devez consacrer beaucoup de temps et d’efforts dans la formation initiale du technicien Helpdesk. Les formations complémentaires peuvent être proposées au fil du temps afin qu’il puisse s’améliorer continuellement. Recruter un bon technicien Helpdesk est essentiel, mais investir dans sa formation représente aussi une valeur ajoutée non négligeable.