La digitalisation est indispensable pour toute société à l’ère des nouvelles technologies. C’est une solution idéale qui vise à optimiser la visibilité des entreprises. Toutefois, cela passe, essentiellement, par un bon nombre de procédures à suivre. Voici quelques conseils pour vous aider.
Plan de l'article
Effectuer le transfert de ses données
La première phase de la digitalisation, c’est bien entendu la transaction des données. C’est une tâche qui peut s’effectuer de deux manières : la transmission physique ou celle numérique. En effet, le transfert physique consiste en un déplacement des informations d’une version papier vers un cloud ou un ordinateur. Par contre, la transmission numérique, quant à elle, se réalise à partir des modifications dans un dossier informatique ou un courriel électronique. En général, cette transaction s’exécute le plus souvent à travers un email.
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Démarrer la transformation des données
Cette phase de la démarche de digitalisation d’entreprise consiste à transformer les données sous une version numérique. Cette transformation peut s’opérer à partir d’une application, d’un ordinateur, etc. À noter que la majorité des sociétés emploie ce dernier en raison de sa rapidité, en termes de numérisation des données. Cependant, il faut comprendre que les logiciels ont l’avantage d’être très profitables.
Convertir les données numériques
En dehors des deux étapes évoquées, la reconversion des informations est également une phase à ne pas négliger. C’est d’ailleurs, probablement, l’étape la plus indispensable dans la digitalisation d’entreprise. Elle consiste en la restauration des données originales. En effet, dans ce processus, on distingue généralement deux méthodes : la reconversion par portions et celle fondée sur le contenu. Cependant, si votre société est grande et que les données à convertir sont d’une taille considérable, il sera préférable d’opter pour la première option. Par ailleurs, il existe de nombreuses agences qui disposent des connaissances et des outils convenables pour vous accompagner.
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Choisir les bons outils et logiciels pour la digitalisation
L’autre étape clé pour digitaliser votre entreprise est de choisir les bons outils et logiciels. Dans ce domaine, il y a une variété d’options disponibles, allant des progiciels intégrés aux plateformes sur le cloud. Ces outils peuvent être utilisés pour automatiser les processus métiers, faciliter la communication entre collègues ou encore simplifier la gestion des données.
Les entreprises disposent aussi de solutions spécifiquement conçues pour leur secteur d’activité. Par exemple, un cabinet comptable pourrait opter pour un logiciel de comptabilité en ligne qui permettrait à ses clients d’accéder à leurs informations financières en temps réel, tandis qu’une entreprise industrielle pourrait préférer une solution qui optimise sa chaîne d’approvisionnement.
Avant de faire votre choix final concernant les outils et logiciels que vous allez utiliser dans le cadre de la transformation digitale de votre société, pensez à bien suivre quelques étapes importantes :
• Faire l’inventaire : commencez par dresser un inventaire détaillé des besoins relatifs à vos différents processus métier afin d’identifier les éventuelles lacunes dans vos systèmes actuels.
• Analyser les coûts : tenez compte non seulement du coût initial mais aussi du coût total sur toute la durée d’utilisation ainsi que celui lié au développement si nécessaire.
• Suivre l’évolution technologique : soyez attentif aux évolutions technologiques et assurez-vous que vous avez choisi un système évolutif avec une maintenance régulière et des mises à jour régulières.
• Former les collaborateurs : prévoyez une formation adéquate pour vos collaborateurs afin de leur permettre de maîtriser rapidement l’utilisation des nouveaux outils et logiciels mis en place.
Après avoir effectué ces étapes clés, vous aurez toutes les cartes en main pour choisir les outils et logiciels qui conviennent parfaitement à votre entreprise. N’oubliez pas de avoir recours aux conseils d’un expert si nécessaire.
Former ses employés à la culture digitale et à l’utilisation des outils numériques
Une fois les outils et logiciels sélectionnés, le processus de digitalisation ne peut être considéré comme achevé sans la formation des employés. Effectivement, il est primordial que l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise ait une bonne culture digitale pour que cette transformation soit une réussite.
La culture digitale implique non seulement la maîtrise des différents outils numériques, mais aussi un état d’esprit innovant qui encourage à chercher en permanence de nouvelles solutions pour améliorer les processus métier.
Pour former vos employés à la culture digitale et à l’utilisation des nouveaux outils numériques dans votre entreprise, voici quelques pistes :
Identifiez les principales compétences nécessaires pour travailler efficacement avec les technologies numériques et définissez quelles sont celles dont vos employés ont besoin pour atteindre leurs objectifs professionnels.
En fonction du niveau de connaissance initiale de chacun, proposez une formation personnalisée adaptée aux besoins spécifiques de chaque collaborateur afin qu’il puisse rapidement acquérir toutes les connaissances nécessaires vis-à-vis du nouvel environnement.
Le tutorat permettra à chaque salarié ayant besoin d’un soutien supplémentaire d’être suivi individuellement par un expert reconnu au sein de l’entreprise. Cela aura aussi son effet positif sur leur motivation personnelle tout en facilitant leur intégration dans l’équipe.
Les compétences numériques peuvent être transférées entre différents départements. Encouragez vos employés à découvrir de nouvelles solutions numériques, même en dehors des tâches assignées régulièrement et permettez-leur d’acquérir une vision globale sur les fonctionnalités potentielles.
Effectivement, le processus de digitalisation ne se limite pas seulement aux outils, mais aussi au comportement des travailleurs qui doivent être capables d’être plus réactifs, plus créatifs et disposés à travailler ensemble pour atteindre un objectif commun.
La formation de votre personnel est donc essentielle pour réussir la digitalisation de votre entreprise. Plus vous investissez dans cette étape-clé, plus vite vous obtiendrez les résultats souhaités grâce à une meilleure productivité collective et individuelle.
