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ASSISTANTE FORMATION

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Attaché au service formation, au sein de la Direction de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (DGPCC), sous la responsabilité de la Responsable Formation. Vous réceptionnez les demandes de formation et après acceptation de ces demandes, ou à partir du plan de formation prévu, vous planifiez avec les responsables hiérarchiques, et les formateurs internes ou externes les actions de formation. Vous constituez les dossiers de formation dans le respect des procédures . Pour cela vous prenez contact chaque fois que nécessaire avec des collaborateurs de l'entreprise (notamment les Animateurs Formation, les stagiaires, les responsables hiérarchiques des stagiaires) ou les prestataires extérieurs (OPCA, Organismes de formation). En lien avec le chargé de mission formation et la responsable formation, vous gèrez les aspects logistiques et administratifs de projets de formation nationaux Vous saisissez les données correspondant à ces formations dans les bases informatiques de suivi des actions de formation (nombreux tableaux de bord Excel) Vous réalisez des documents variés, tel que les convocations, les attestations, les factures, les demandes de remboursement. Vous contrà´lez la conformité de toutes les pièces du dossier, en particulier le programme de formation, la convention, factures, les notes de frais. Vous préparez les factures et les notes de frais pour approbation, puis la transmission aux services concernés. Vous réalisez les photocopies, le classement, l'archivage nécessaires. Vous plannifiez les cessions de formation et vous réservez les salles et enfin vous assurez en lien avec les formateurs de la disponibilité du matériel nécessaire aux cessions de formation. Vous avez en charge la bonne tenue des salles, vous accueillez et renseignez les stagiaires et les formateurs sur les aspects pratiques de la formation. Vous établissez, en lien avec le responsable formation, les conventions de formation professionnelle, les feuilles d'émargement, les attestations de présence et tout autre document nécessaire à l'activité. Vous gèrez la base de données des attestations de formation dans le cadre des capacités professionnelles, en lien avec la Direction de la Réglementation Funéraire et les animateurs RH. Vous montez les dossiers spécifiques à chaque dispositif, en lien avec les services concernés de la DRH, les responsables hiérarchiques et les organismes de formation et vous adressez les dossiers aux OPCA et vous suivez leur financement et enfin vous établissez la facturation et le recouvrement des financements. En support à l'assistante formation, qui coordonne la gestion au quotidien de la formation, vous participez à la formation des nouveaux collaborateurs du service formation sur les procédures internes de gestion de la formation. Vous réceptionnez et envoyez le courrier et enfin vous gérez l'accueil téléphonique. Vous mettez en forme les documents (word, excel, powerpoint), notamment dans le cadre des projets de formation et vous avez la réalisation de supports stagiaires ou formateurs, tableaux de bord de suivi de projets. De Formation Bac / Bac +3, vous avez une expérience 2 à 3 ans dans la gestion de la formation (divers dispositifs de formation, en entreprise ou OPCA) Vous maà®trisez la législation formation (constitution d'un dossier, utilisation des dispositifs) et vous avez des notions de base en comptabilité (notamment sur la TVA). Vous avez une personnalité et un esprit d'équipe et vous àªtes diplomate Vous àªtes à l'aise avec les chiffres, rigoureux(se) (il ya de la saisie de nombreuses données, de l'autocontrà´le des saisies, de la vérification de la conformité des pièces dans les dossiers). Une maà®trise excel (formules, graphiques) word, powerpoint et outlook est souhaité.<img src="http://feeds.feedburner.com/~r/Travail-emploi/~4/295230995" height="1" width="1"/>
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Jour de l'annonce : Mercredi 21 mai 2008